Automatyzacja przetwarzania faktur - konsultacje online dla firm
Firmy z Trójmiasta i całej Polski przetwarzają od 40 do kilkuset faktur miesięcznie - ręcznie, z błędami i opóźnieniami. Pokazujemy, jak to zmienić bez wymiany całego systemu.
Automatyzacja faktur to obszar, w którym wyniki są mierzalne od pierwszego miesiąca - liczba błędów, czas przetwarzania jednego dokumentu, procent faktur wymagających ręcznej korekty.
Pracujemy z firmami, które przetworzyły łącznie ponad 180 000 dokumentów przez nasze rozwiązania. Każde wdrożenie dostarcza danych, które poprawiają kolejne.
Rozpoznawanie faktur w 7 językach, obsługa 34 formatów dostawców, integracja z systemami ERP i księgowymi.
Mierzona na zbiorze 15 000 faktur testowych - liczby, daty, NIP, kwoty netto i brutto.
Od jednoosobowych działalności po firmy zatrudniające powyżej 200 osób - różne branże, różne wolumeny.
Każda z poniższych historii dotyczy firmy z inną strukturą i innym problemem. Żadna z nich nie jest typowym case study - to opisy tego, co faktycznie się zdarzyło.
Beata Wróblewska
Właścicielka biura rachunkowego, Gdańsk
Beata przez 3 lata wprowadzała dane ręcznie lub zlecała to pracownikom. Przy 11 klientach i różnych układach dokumentów pomyłki zdarzały się co tydzień. Wdrożyliśmy rozpoznawanie oparte na szablonach dla każdego dostawcy osobno - system nauczył się 23 wzorców w ciągu 8 dni.
Dorota Kasprzak
Kierownik finansowy, firma dystrybucyjna
Firma Doroty miała system ERP, ale faktury trafiały do niego po 3-dniowym opóźnieniu przez ręczne przepisywanie. Przy tak dużym wolumenie 4 osoby pracowały wyłącznie przy wprowadzaniu danych. Po integracji z naszym modułem OCR dane trafiają do ERP w ciągu 8 minut od otrzymania dokumentu.
Pierwsza rozmowa trwa zazwyczaj 45 minut. Nie omawiamy oferty - sprawdzamy, czy problem, z którym przychodzisz, mieści się w tym, co potrafimy zrobić dobrze.
Wdrożenie składa się z 4 etapów i trwa od 10 do 21 dni roboczych, zależnie od liczby formatów dokumentów i złożoności integracji z istniejącym systemem.
Zbieramy próbkę 30–50 faktur i mapujemy, gdzie dane trafiają w obecnym procesie.
Ustawiamy reguły rozpoznawania dla każdego dostawcy - zajmuje to od 3 do 7 dni.
System przetwarza faktury równolegle z dotychczasowym procesem - porównujemy wyniki przez 5 dni.
Po uruchomieniu sprawdzamy statystyki co 3 dni i korygujemy, jeśli dokładność spada poniżej 95%.
Konsultacje prowadzimy zdalnie - przez wideorozmowę lub bezpośrednio w Gdańsku przy ul. Lawendowej 9/3. Wybór należy do klienta.
Nie każde zapytanie kończy się wdrożeniem. Jeśli po analizie okaże się, że przy wolumenie poniżej 60 faktur miesięcznie automatyzacja nie przyniesie wymiernych oszczędności - mówimy o tym wprost.
OCR z korekcją orientacji i jakości - działa nawet na skanach 150 DPI.
Automatyczne pobieranie z 3 skrzynek pocztowych jednocześnie, parsowanie załączników.
Gotowe konektory dla Symfonia, Comarch ERP, Optima i eksport CSV/XML dla pozostałych.