Jak działa automatyzacja
faktur w praktyce
Każda firma przetwarza faktury inaczej - różne układy dokumentów, różne systemy FK, różne tempo napływu. Dlatego proces zaczyna się od 3–5 dni analizy rzeczywistych próbek dokumentów klienta, nie od gotowego szablonu.
Platforma rycunao łączy rozpoznawanie optyczne z regułami walidacji dopasowanymi do konkretnej firmy. Średni wolumen obsługiwanych dokumentów wynosi od 400 do kilku tysięcy faktur miesięcznie - przy dokładności odczytu kluczowych pól na poziomie powyżej 96% na dobrze ustrukturyzowanych dokumentach. Tam gdzie system ma wątpliwości, człowiek decyduje - nie algorytm.
5 etapów - od dokumentu do ZAPISU w systemie
Każdy etap ma określony czas trwania i jasne kryterium przejścia do następnego.
Przekazanie dokumentów
Faktury trafiają do systemu przez bezpieczny panel klienta, e-mail lub bezpośrednią integrację ze skrzynką pocztową firmy. Obsługiwane formaty to PDF, JPG, PNG oraz XML e-faktury. Czas przyjęcia dokumentu do kolejki: poniżej 90 sekund od przesłania.
Kanały: panel, e-mail, APIAutomatyczne rozpoznawanie danych
Silnik OCR analizuje każdy dokument i wyodrębnia pola: numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, kwoty netto i brutto, stawki VAT, dane sprzedawcy i nabywcy, numer rachunku bankowego. Dla dokumentów o czytelnej strukturze cały etap trwa poniżej 8 sekund.
Dokładność na dobrych skanach: powyżej 96%Weryfikacja i uzgodnienie
Wyodrębnione dane są porównywane z zamówieniami zakupu i umowami ramowymi. Rozbieżności - np. niezgodność kwoty z PO o więcej niż 1% - trafiają do kolejki ręcznej weryfikacji. Konsultant przegląda flagowane dokumenty w dedykowanym widoku i zatwierdza lub koryguje dane przed przejściem do kolejnego etapu.
Czas ręcznej weryfikacji: średnio 45 sek./fakturaEksport do systemu księgowego
Zatwierdzone rekordy są eksportowane do systemu ERP lub FK klienta. Integracja działa z Symfonia, Comarch ERP, SAP Business One oraz każdym systemem obsługującym import CSV lub REST API. Format eksportu jest konfigurowany raz podczas wdrożenia i nie wymaga późniejszych zmian.
Formaty: XML, CSV, REST APIRaportowanie i archiwizacja
Każda przetworzona faktura trafia do cyfrowego archiwum z pełnotekstowym wyszukiwaniem. Miesięczny raport pokazuje wolumen dokumentów, odsetek flagowanych pozycji i średni czas przetwarzania - dane dostępne w panelu i jako eksport do arkusza kalkulacyjnego.
Archiwum: przeszukiwalne, zgodne z RODOPoniżej 90 sek. od przesłania do kolejki
8 sek. na dokument przy czytelnym PDF
45 sek. średnio na flagowaną pozycję
Automatyczny zapis w systemie FK klienta
Pytania, które pojawiają się przed wdrożeniem
Zebrane na podstawie rozmów z firmami z Gdańska i Trójmiasta, które rozważały automatyzację obiegu faktur.
Jakie formaty faktur są obsługiwane?
System przetwarza PDF, skany JPG i PNG oraz dokumenty Word. Faktury w formacie XML e-faktury są obsługiwane priorytetowo i nie wymagają OCR - dane są odczytywane bezpośrednio ze struktury pliku.
Ile czasu zajmuje wdrożenie?
Standardowe wdrożenie trwa od 5 do 12 dni roboczych. Czas zależy głównie od liczby systemów FK po stronie klienta i złożoności układów dokumentów - firmy z jednym systemem i ujednoliconymi szablonami faktur wdrażają się szybciej.
Co się dzieje z fakturami, których system nie rozpozna?
Dokumenty z pewnością odczytu poniżej progu konfigurowanego przez klienta (domyślnie 85%) trafiają do kolejki ręcznej weryfikacji. Konsultant przegląda je w dedykowanym widoku i uzupełnia brakujące pola przed zatwierdzeniem - żaden dokument nie jest pomijany.
Czy dane są bezpieczne podczas przesyłania?
Przesyłanie odbywa się przez TLS 1.3. Pliki są przechowywane na serwerach w UE. Dostęp do panelu jest chroniony uwierzytelnianiem dwuskładnikowym - wymagane dla wszystkich kont od pierwszego logowania.
Z jakimi systemami ERP współpracuje rozwiązanie?
Integracja działa bezpośrednio z Symfonia, Comarch ERP Optima i XL, SAP Business One. Dla pozostałych systemów dostępny jest import CSV lub REST API z dokumentacją i przykładami w języku polskim.
Czy można przetestować usługę przed podpisaniem umowy?
Tak - pilotaż na próbce do 200 faktur jest bezpłatny. Po przetworzeniu klient otrzymuje raport z dokładnością odczytu i listą dokumentów wymagających ręcznej korekty, zanim podejmie decyzję o wdrożeniu pełnym.
Konsultacja przed wdrożeniem
Przed każdym wdrożeniem przeprowadzamy rozmowę, podczas której analizujemy rzeczywiste próbki dokumentów klienta - nie demo. Pozwala to oszacować dokładność odczytu i zidentyfikować niestandardowe układy faktur już na etapie pilotażu, a nie po podpisaniu umowy.
Pytania można kierować bezpośrednio do zespołu pod adresem [email protected] lub telefonicznie pod numer +48 177 771 094.
Zespół rycunao - Gdańsk, Lawendowa 9/3